Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich und Verantwortlicher

Diese Hinweise gelten für die Website und Interessensbekundungen zum geplanten XPADIA-Treffen in München. Datum und Veranstaltungsort stehen noch nicht fest. Eine Anfrage ist keine Einladung, Reservierung oder Teilnahmebestätigung. Das Formular erfasst weder Marketing- oder Bildeinwilligungen noch die Zustimmung zu den Bedingungen der Warschauer Veranstaltung. Dokumente und Einwilligungen zur Veranstaltung in Warschau vom 6. Oktober 2026 behalten ihren ursprünglichen Umfang.

Verantwortlicher ist XPADIA LTD, eine am 6. März 2023 nach zyprischem Recht gegründete Gesellschaft, Registrierungsnummer HE 444439. Sitz: Mykinon 12, Floor 6, 1065 Nicosia (Lefkosia), Zypern. Postanschrift: Labs Tower, 4 Fotie Pitta, 1065 Nicosia, Zypern. EU-Umsatzsteuer-ID: CY60014811J. Kontakt: info@xpadia.com.

AVATARLAND sp. z o.o., ul. Trybunalska 46, 60-325 Poznań, Polen, KRS 0000099765, NIP 7792167451, betreibt die Website und bearbeitet Anfragen im Auftrag und nach Weisung von XPADIA. Unterstützung: info@MocneStronyCypru.pl.

2. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Das Formular erfasst Vor- und Nachname, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer mit Ländervorwahl, Gründe für das Interesse sowie die Angabe, ob die Anfrage persönlich oder durch einen bevollmächtigten Vertreter erfolgt. Im zweiten Fall wird auch dessen Name erfasst. Wir speichern Sprache, Zeitpunkt, Referenznummer, Veranstaltungskennung und Version dieser Datenschutzhinweise. Bitte geben Sie keine Gesundheitsdaten, Ausweisdaten oder sonstigen besonders sensiblen Informationen an.

Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten, feststehende Details dieses Treffens mitzuteilen und eine mögliche Teilnahme individuell zu prüfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: das berechtigte Interesse von XPADIA an der Organisation eines Geschäftstreffens und der Bearbeitung freiwilliger Anfragen. Die Angabe der Daten ist freiwillig; Pflichtfelder sind jedoch für die Bearbeitung des Formulars erforderlich. Entscheidungen über Einladungen erfolgen nicht ausschließlich automatisiert.

Technische Daten, darunter IP-Adresse, Anfrage- und Browserinformationen sowie Sitzungsdaten, werden im erforderlichen Umfang für Betrieb und Sicherheit der Website, Missbrauchsprävention sowie die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen verarbeitet. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit eine konkrete gesetzliche Pflicht bestimmte Aufzeichnungen verlangt, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Eine Interessensbekundung ist keine Einwilligung in allgemeines Marketing oder in die Weitergabe von Kontaktdaten an Entwickler und Partner für deren Marketing. Sie bedeutet auch keine Aufnahme in eine Liste bestätigter Teilnehmer.

Stammen die Daten von einem Vertreter, ist dieser die Datenquelle. Wir bitten ihn, diese Hinweise an die betroffene Person weiterzugeben. Der Verantwortliche erfüllt zusätzlich seine eigenen Informationspflichten innerhalb der Fristen des Art. 14 DSGVO.

3. Empfänger, Speicherung und Aufbewahrung

Zugriff erhalten nur XPADIA, AVATARLAND, autorisierte Personen für die Bearbeitung der Anfragen und erforderliche Hosting- und E-Mail-Dienstleister, darunter dhosting. Rechtsberater oder zuständige Behörden können Daten erhalten, soweit dies erforderlich und rechtlich begründet ist. Auftragsverarbeiter handeln auf dokumentierte Weisung.

Jede angenommene Anfrage wird zunächst als separate JSON-Datei in einem privaten Serververzeichnis außerhalb von public_html gespeichert und anschließend mit einem JSON-Anhang an das zuständige Team gemailt. Ein E-Mail-Fehler löscht die gespeicherte Anfrage nicht. Das Archiv ist nicht öffentlich und wird nicht automatisch an Partner weitergegeben. Auch der Status der E-Mail-Übergabe wird gespeichert.

Die Daten werden aufbewahrt, soweit dies für die Bearbeitung der Anfrage und die organisatorische Kommunikation zu diesem Treffen erforderlich ist. Nach Abschluss der Bearbeitung, Rücknahme der Anfrage oder Absage des geplanten Treffens werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht. Länger gespeichert werden dürfen nur Angaben, die zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen innerhalb der maßgeblichen Fristen erforderlich sind. Backups und Protokolle sind zugriffsbeschränkt und unterliegen den Aufbewahrungszyklen der Dienstleister. Einzelheiten erhalten Sie beim Verantwortlichen.

4. Sitzungen und Website-Statistiken

Das notwendige Sitzungscookie CYPRUSEVENT schützt das Formular und ermöglicht die Anzeige von Fehlern und Bestätigungen. Bei HTTPS verwendet es Secure, HttpOnly und SameSite=Lax. Das Blockieren der Sitzung kann das Absenden verhindern. Wir verwenden keine Werbecookies und kein Werbeprofiling. Bilder und Schriftarten werden lokal bereitgestellt.

Cloudflare Web Analytics läuft standardmäßig auf Domains, für die die Messung aktiviert ist. Laut Dokumentation des Anbieters verwendet die Messung weder Cookies noch Browserspeicher. Erfasst werden Seiten-, Herkunfts-, Geräte- und Leistungsstatistiken. Wir übermitteln keine Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern und verknüpfen Statistiken nicht mit Anfragen. Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage: das berechtigte Interesse an der Analyse und Verbesserung der Website. Das Skript kann blockiert werden, ohne das Formular zu deaktivieren.

Anbieter ist Cloudflare, Inc., USA. Technische Daten können außerhalb des EWR verarbeitet werden. Hierfür sind geeignete Übermittlungsmechanismen erforderlich, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Informationen zum verwendeten Mechanismus und Kopien der Garantien erhalten Sie beim Verantwortlichen. Siehe Analytics-Dokumentation und Cloudflare-Datenschutzerklärung. Die Übermittlung aus Deutschland oder Polen an XPADIA in Zypern ist für sich genommen keine Übermittlung außerhalb des EWR.

5. Ihre Rechte und Kontakt

Unter den Voraussetzungen der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft und eine Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Sie können Ihr Interesse am Treffen zurückziehen. Kontakt: info@xpadia.com oder info@MocneStronyCypru.pl.

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Staat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes – etwa bei einer deutschen Datenschutzbehörde, der polnischen UODO oder der zyprischen Behörde. Anfragen werden ohne unangemessene Verzögerung, in der Regel innerhalb eines Monats, unter Berücksichtigung zulässiger Fristverlängerungen bearbeitet. Eine Ausweiskopie verlangen wir nicht routinemäßig.